Gerarchia e comunicazione efficace

Abbiamo preso spunto da un’interessante articolo di Amy Gallo, editor di Harvard Business Review, sul tema dell’assertività in azienda in situazioni di potenziale conflitto. Proviamo a vederne gli aspetti essenziali.

Uno degli obiettivi della comunicazione efficace è acquisire la capacità di essere assertivi. In altre parole, la capacità di dire quello che pensiamo in modo da non stimolare delle reazioni emotive avverse.

In teoria è tutto molto semplice e lineare. La prova del fuoco, tuttavia, è portare e sperimentare l’assertività nel contesto organizzativo di tutti i giorni, dove – ad esempio – quello che pensiamo è esattamente l’opposto di quello che pensa il nostro capo. E dove – sempre ad esempio – la sub-cultura organizzativa non prevede che si possa mettere in dubbio la parola del capo.

Ecco, questo potrebbe essere un problema. In una prospettiva positiva, tuttavia, possiamo vederla come una grande opportunità: poter mettere in pratica in una situazione quasi impossibile, quel poco che mi è rimasto in testa dell’ultimo corso sulla comunicazione efficace che ho seguito, mentre giocavo a Fortnite sul mio smartphone.

Immaginatevi di essere in un meeting con il mega-capo che, nell’illustrare il piano di implementazione del nuovo progetto di vendita del prodotto di punta dell’azienda, ha palesemente preso una cantonata, dovuta alla scarsa conoscenza di alcuni dettagli della catena distributiva.

Niente paura.

Ci sono manager più anziani e navigati di voi che sicuramente sono pronti ad intervenire.

Passano i minuti, ma non succede nulla, a parte i sorrisi impacciati dei manager più anziani che annuiscono ad ogni parola del capo.

Comincia a salirvi l’ansia.

L’immagine di voi che prendete parola e smentite il capo di fronte a tutti viene subito sostituita dall’immagine del capo che vi urla in faccia: “Come ti permetti di parlare in questo modo?”

Nel vostro cervello è in corso una battaglia tra due aree in conflitto tra loro: quelle afferenti alle scelte morali che spingono verso un intervento, solo per il fatto che è giusto farlo a prescindere dalle conseguenze; dall’altro, in direzione opposta vanno le aree che valutano rischi e conseguenze delle nostre azioni, basate essenzialmente su , ed esperienza.

Cosa fare?

Ci sono diverse possibilità che possono aiutarci ad uscire dall’impasse e magari offrirci anche qualche opportunità di crescita all’interno dell’azienda. Attenzione, però, non stiamo dicendo che sia facile. Ogni situazione nasce in un diverso contesto, che è la risultante di tanti elementi che fanno riferimento alla cultura organizzativa, alle capacità di leadership del capo, alle dinamiche intra-gruppo specifiche, all’anzianità ed esperienza dei vari partecipanti e alle mie capacità di comunicazione.

Proviamo a vedere qualche possibile soluzione… da usare con delicatezza.

1. Valuta il rischio di “non-azione”

In linea di massima, il fatto che siamo presenti nel meeting, significa che siamo in qualche modo coinvolti nella faccenda. Questo implica che, oltre alle conseguenze di un nostro intervento contraddittorio durante il meeting, potrebbero esserci delle conseguenze anche nel caso di non intervento. Sì, perché se poi il progetto va male, la cosa più ovvia è che si cerchi un “colpevole” (che non sia il capo). Se viene fuori che noi avremmo dovuto sapere e non abbiamo parlato, nella migliore delle ipotesi passeremo come incompetenti, nella peggiore saremo dei sabotatori.

2. Non minare l’autorità del capo

Contraddire una persona in una situazione di potere, spesso, ha poco a che fare con il contenuto di ciò che sosteniamo. Quando confutiamo o smentiamo direttamente chi è più in alto di noi quello che arriva all’interlocutore è un attacco da cui deve difendersi, soprattutto se questo attacco avviene pubblicamente. Quale modo migliore di difendersi se non esercitando la propria autorità?

Il suggerimento, quindi, è di intervenire solo se siamo sicuri di poter discutere del contenuto senza che l’intervento venga preso come un attacco personale. Vediamo come.

3. Elimina il pubblico

Se vi trovate nella situazione espressa sopra, allora una delle cose più efficaci da fare è non parlare durante il meeting, ma chiedere un incontro riservato con il capo.

Questo elimina problemi connessi con la lesione della sua autorità e vi permette di fornirgli un’arma per aumentare la sua credibilità.

Nel caso in cui questa via non fosse percorribile potete sempre provare un approccio con una delle persone più vicine al mega-capo.

4. Modula l’assertività

Se il pubblico non è un problema, allora può essere il caso di intervenire nel corso della riunione. Magari con qualche piccola accortezza.

Prima di tutto, accertati che ciò che affermi sia a tua volta corretto e supportato da dati che puoi reperire. In secondo luogo, può essere buona norma chiedere il permesso di non essere d’accordo: “mi permetto di intervenire perché i dati di analisi in mio possesso potrebbero portare a conclusioni differenti. Mi piacerebbe poterle illustrare se siete d’accordo.” Questo dà la scelta a chi comanda di accettare volontariamente una contraddizione o di posticipare il vostro intervento in un secondo momento, senza la percezione di una particolare minaccia.

5. Usa la tecnica del panino

Immaginate che il vostro contributo critico sia il ripieno di un panino. In questo caso, inseritelo all’interno di due considerazioni che invece rinforzano il punto di vista del capo. Qualcosa del genere:

“Sono eccitato all’idea del lancio di questo nuovo prodotto e non vedo l’ora di poter lavorare fattivamente sul progetto.

Da alcuni dati in mio possesso, tuttavia, emergono delle criticità che potrebbero influire sulla sua distribuzione.

So che abbiamo già valutato in modo accurato tutti gli aspetti. Tuttavia, dato che credo molto in questo progetto, mi piacerebbe eliminare qualsiasi intoppo per garantire al 100% la sua distribuzione”.

È un esempio naturalmente generico e da adattare alle singole situazioni, ma può darvi un’idea di quello di cui stiamo parlando.

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Questi sono alcuni semplici suggerimenti che, usati singolarmente o combinati, possono essere di aiuto nel dirimere alcune questioni.

Ovviamente, oltre a ciò e a prescindere dall’applicazione di una tecnica, il rispetto delle regole della comunicazione efficace sono utili e indispensabili anche in questo caso.

Fare domande o usare il condizionale nel proporre le proprie affermazioni può senz’altro aiutare a non apparire come il depositario della verità. Ma, soprattutto, vanno evitate considerazioni personali fuori luogo che facciano apparire voi come il risolutore del problema, mentre il vostro capo un idiota.

Infine, deve sempre essere chiaro che ogni situazione presenta caratteristiche specifiche che vanno analizzate di volta in volta. Non c’è una risposta ottimale, ma tanti strumenti utili da utilizzare.

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[author] [author_image timthumb=’on’]https://www.peoplegroup.it/wp-content/uploads/2019/11/rob3-copia.jpg[/author_image] [author_info]Roberto è il responsabile dei progetti di formazione di People Group. Formatore, appassionato di neuroscienze e Guida Canyon, è sempre alla ricerca di nuovi modi per conoscere e interpretare la realtà che ci circonda. Per comunicare con l’autore: roberto@peoplegroup.it[/author_info] [/author]

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